GtAI2yyqERi3PQWf7FEHyROuklFAoI-grakr-4Cs3gI

Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt. 3 ustawy o własności lokali (dalej u.w.l.) zarząd lub zarządca ma obowiązek zorganizowania zebrania ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Obowiązek zwołania zebrania do 31 marca danego roku nie oznacza jednocześnie konieczności odbycia tego zebrania w tym terminie. Zebranie tak zwołane może bowiem bez przeszkód odbyć się po zakończeniu pierwszego kwartału. Termin ten ma istotne znaczenie z punktu widzenia nie tylko samej organizacji zebrania, ale również z uwagi na uprawnienia każdego z członków wspólnoty do zwołania zebrania. W przypadku gdy zarząd lub zarządca nieruchomości wspólnej nie wykona swojego obowiązku zgodnie z art. 30 ust. 1a u.w.l., prawo do zwołania zebrania przysługuje każdemu członkowi Wspólnoty, niezależnie od ilości udziałów w nieruchomości wspólnej.

Na zebraniu rocznym zgodnie z art. 30 ust. 2 u.w.l. zarząd lub zarządca przedstawia sprawozdanie z działalności za rok poprzedni. W porządku obrad znaleźć powinny się też punkty oceny pracy zarządu lub zarządcy i poddanie pod głosowanie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium oraz uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu na rok następny.

W przyjętej praktyce, z uwagi na brak regulacji prawnych w tym względzie, roczne sprawozdanie powinno obejmować ogólną część informacyjną, dotyczącą w szczególności istotnych wydarzeń mających miejsce we Wspólnocie w danym roku rozliczeniowym, jak np. o prowadzonych pracach remontowych, zmianie podmiotów obsługujących części wspólne nieruchomości w zakresie sprzątania lub konserwacji, realizacji podjętych uchwał na miniony rok oraz sprawozdanie finansowe. I tu znowu mamy do czynienia z sytuacją, że ustawa o własności lokali nie określa sposobu i formy, w jakiej powinno zostać sporządzone sprawozdanie finansowe wspólnoty mieszkaniowej, a nawet nie formułuje obowiązku przedstawiania członkom wspólnoty sprawozdania finansowego w sensie dosłownym. W praktyce zazwyczaj omówienie kwestii finansowych jest stałym punktem corocznego sprawozdania z działalności zarządu, wymaganego na podstawie art. 30 ust. 1 pkt. 2 u.w.l. Sprawozdanie finansowe Wspólnoty nie musi przyjmować formy pełnego sprawozdania finansowego, tj. bilansu, rachunku zysków i strat oraz rachunku przepływów pieniężnych, gdzyż sprawozdanie finansowe Wspólnoty nie podlega rygorom przewidzianym w przepisach o rachunkowości.

Roczne sprawozdanie finansowe Wspólnoty powinno jednak podsumowywać zapisy zawartych w prowadzonej ewidencji pozaksięgowej Wspólnoty, czyli zawierać ogólne informacje o jej sytuacji finansowej, czyli sumie wpływów (przychodów) i wydatków (kosztów). Specyfikacja kosztów powinna przedstawiać wszystkie kategorie wymienione w art. 14 u.w.l., a więc na wydatki na remonty i bieżącą konserwację, opłaty za media, koszty ubezpieczeń i podatków, wydatki na utrzymanie czystości i porządku oraz wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy.

Na zebraniu rocznym Wspólnoty mogą być poruszane wszystkie interesujące właścicieli tematy oraz zagadnienia. Zebranie jest też po to, aby ustalić zakres i przedmiot potrzebnych inwestycji oraz omówić tematy, które dla części mieszkańców mogą być niezrozumiałe lub budzą wątpliwości.

Zarząd poza obowiązkowym zebraniem rocznym, może zwołać zebranie w każdym terminie, jeśli wystąpi taka potrzeba (zgodnie z art. 31 pkt. a u.w.l.).  Zarząd, jest także zobowiązany zwołać zebranie w przypadku, gdy właściciele posiadający minimum 10% udziałów złożą wniosek o jego zwołanie (zgodnie z art. 31 pkt. b u.w.l.). Odmowa zwołania zebrania w takim przypadku jest złamaniem prawa, a zarząd lub zarządca nie może dokonywać oceny zasadności wniosku właścicieli lokali. Ustawa nie precyzuje żadnych warunków, oprócz złożenia wniosku, dotyczących zwołania zebrania. Na wniosku właściciele powinni wskazać przewidywany porządek obrad lub po prostu temat jakiego ma dotyczyć zebranie.

W przypadku niepodjęcia czynności zwołania zebrania na wniosek członków Wspólnoty przez zarząd lub zarządcę, np. w przypadku celowej zwłoki z uwagi na postulowany temat zebrania, dopuszczalne jest samodzielne zorganizowanie zebrania przez członków Wspólnoty.

Zgodnie z art. 32 u.w.l. o zebraniu właścicieli zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej tydzień przed terminem zebrania. W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. Dodatkowo, zgodnie z art. 32 ust. 2 u.w.l., w wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali, z uwagi na obowiązek wskazania treści takiej zmiany, uzasadnione jest dołączenie do przesyłanego zawiadomienia projektów odpowiednich uchwał.

W zebraniach Wspólnoty mogą uczestniczyć wyłącznie członkowie Wspólnoty. Podczas zebrania mogą być poruszone tematy, których zakres dotyczy danych osobowych właścicieli lokali lub mają być podejmowane uchwały, które tylko właściciele mogą akceptować lub odrzucać. Jeżeli właściciel nie może uczestniczyć osobiście, ma prawo ustanowić pełnomocnika. Ustawa o własności lokali nie normuje kwestii pełnomocnictwa udzielanego przez właściciela lokalu. Dlatego w tym przedmiocie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. Do podejmowania decyzji w sprawach nieprzekraczających zakresu zwykłego zarządu nieruchomością wspólną wystarczy pełnomocnictwo ogólne, które musi być udzielone w formie pisemnej. Pełnomocnictwo ogólne nie określa ani nie wyodrębnia czynności prawnych, do jakich pełnomocnik został umocowany. W przypadku czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu – potrzebne jest pełnomocnictwo rodzajowe (art. 98 Kodeksu cywilnego). Pełnomocnictwo rodzajowe umocowuje do dokonania czynności określonego rodzaju. W pełnomocnictwie należy określić osobę pełnomocnika w taki sposób, aby możliwa była jego weryfikacja (tj. jego imię, nazwisko, numer PESEL), a w przypadku pełnomocnictwa rodzajowego dodatkowo – rodzaj czynności prawnej, której pełnomocnik ma w imieniu właściciela dokonać.