1. Finanse wspólnoty mieszkaniowej
Jak wszędzie pieniądze są najczęstszym źródłem nieporozumień. Dopóki wszyscy we wspólnocie płacą zobowiązania, nie dzieje się nic złego. Prędzej czy później jednak nadchodzi moment, w którym jedna bądź kilka rodzin we wspólnocie nie płaci należnych zaliczek na poczet kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej. Często wynika to z ich niefrasobliwego podejścia do kwestii finansowych, ale są też sytuacje losowe – utrata zatrudnienia czy choroba uniemożliwiająca zarobkowanie. Jednak kłopoty finansowe jednego (kilku) właścicieli niemal natychmiast przekładają się na problem we wspólnocie mieszkaniowej. Brak pieniędzy na koncie wspólnoty powoduje, że nie ma środków na opłatę faktur za energię cieplną, elektryczną lub wodę, działania administracji oraz wszelkie konserwacje, remonty czy ulepszenia. W praktyce wygląda to tak, że właściciele, którzy płacą zaliczki w terminie, kredytują innych mieszkańców. Z uwagi na to, że nikt nie chce płacić za sąsiadów, na tym tle dochodzi do konfliktów. Wspólnota mieszkaniowa, jej administrator lub zarządca powinni regularnie ściągać zaległości w opłatach od właścicieli lokali.
Zdarza się, że problem finansowy wspólnoty mieszkaniowej wynika ze zbyt niskiego budżetu jakim dysponuje. Dzieje się tak, kiedy członkowie wspólnoty przyjmą oszczędny plan dla przewidywanych kosztów funkcjonowania wspólnoty lub pojawiają się niespodziewane wydatki (awarie, nagłe remonty). Rozwiązaniem dla pozyskania dodatkowych zasobów finansowych może być znalezienie dochodów dla wspólnoty, np. wynajmem części wspólnych pod reklamę lub w przypadkach nagłych potrzeb zaciągnięcie pożyczki czy kredytu.
2. Dodatkowe dochody
Dodatkowe dochody np. z wynajmu części wspólnych na działalność lub pod reklamę czy w celu zainstalowania anteny przez firmę telekomunikacyjną, pomimo że mogą być zyskownym przedsięwzięciem dla wspólnoty mieszkaniowej, a wpływy np. zasilają fundusz remontowy, często nie są akceptowane przez część właścicieli lokali. Niektórzy wolą przykładowo dodatkowe pomieszczenia wykorzystać na cele wspólnoty np. na wózkownię czy rowerownię, a w aspekcie anten część osób obawia się o ich wpływ zdrowie.
3. Zagospodarowanie terenów wspólnych
Największy problem dotyczy zwykle terenów wokół budynku wspólnoty i jego zagospodarowania. Między mieszkańcami dochodzi do konfliktów najczęściej wtedy, gdy do wspólnoty wchodzą nowe osoby, które zupełnie inaczej niż dotychczasowi mieszkańcy widzą urządzenie części wspólnych. Konflikt powstaje w sytuacji, gdy część właścicieli chce np. wykorzystywać teren wspólny na parking, a inni widzieliby na nim strefę rekreacyjną bez aut i spalin. Wolą na przykład plac zabaw dla dzieci, kilka ławeczek i nasadzeń zieleni. W takich sytuacjach warto sprawdzić regulacje prawne określające w jakiej odległości od okien mogą parkować auta, być może rozwiąże to konflikt. Przy dużych terenach istnieje szansa na zaspokojenie potrzeb obydwu stron.
4. Zwierzęta domowe
Niektóre wspólnoty próbują uregulować kwestie trzymania zwierząt na terenie nieruchomości. Niektórych właścicieli irytują szczekające w mieszkaniach i na korytarzach psy czy zawodzące w nocy koty. Wspólnoty nie mogą jednak zabronić właścicielom mieszkań trzymania zwierząt. Bardziej problematyczne jest wyprowadzanie psów na tereny zielone wspólnoty. Czasem wspólnoty próbują w swoich regulaminach wprowadzać takie zakazy. Zwykle jest tak, że gdy właściciel czworonoga sprząta po swoim pupilu, konflikt na tym tle nie wybucha. Znacznie gorzej jest wtedy, gdy właściciel psa nie dorósł do jego posiadania i nie uznaje za stosowne sprzątać po nim. Wtedy konflikt z pozostałymi lokatorami jest murowany. Wydaje się, że jedynym rozwiązaniem jest tu edukacja właścicieli czworonogów.
5. Kłopotliwi sąsiedzi
Jednym z największych problemów związanych ze stosunkami sąsiedzkimi jest hałas. Problem nocnych hałasów i hałasów w ogóle pojawia się we wspólnotach bardzo często wtedy, gdy do społeczności dołączają nowi mieszkańcy, albo lokal zostaje wynajęty np. grupie robotników czy studentów. Niekiedy nowi właściciele zaczynają od kapitalnego remontu co oznacza długie tygodnie lub miesiące wiercenia, kucia i uderzania młotami. Konflikt będzie tym ostrzejszy, im bardziej na terenie nieruchomości było spokojnie wcześniej.
W najbardziej trudnych przypadkach, również w odniesieniu do właścicieli zalegających z zapłatą należnych zaliczek wspólnota może posiłkować się art. 16 ustawy o własności lokali:
„Jeżeli właściciel lokalu zalega długotrwale z zapłatą należnych od niego opłat lub wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu albo przez swoje niewłaściwe zachowanie czyni korzystanie z innych lokali lub nieruchomości wspólnej uciążliwym, wspólnota mieszkaniowa może w trybie procesu żądać sprzedaży lokalu w drodze licytacji na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji z nieruchomości”.
Zanim wspólnota sięgnie po krok ostateczny zadaniem członków wspólnoty mieszkaniowej, przy pomocy zarządcy, jest znalezienie odpowiedniego kompromisu i pomoc w rozwiązaniu problemu w budynku.
6. Zebrania wspólnoty i podejmowanie uchwał
Istotnym problemem są zebrania wspólnoty i trwające podczas nich głosowania. Uchwały we wspólnocie zapadają większością głosów liczoną według udziałów. W obecnych realiach bardzo dużo lokali jest kupowanych na wynajem, a osoby, które nie mieszkają w danej wspólnocie, nie interesują się sprawami, które bezpośrednio ich nie dotyczą. Tacy właściciele bardzo rzadko pojawiają się na zebraniach wspólnoty, co z kolei rzutuje na brak wymaganej większości przy głosowaniu nad poszczególnymi uchwałami. W ten sposób uchwały mogą funkcjonować niejako w zawieszeniu, bowiem zostały poddane pod głosowanie, ale nie uzyskały wymaganej większości głosów. Dla samej wspólnoty rodzi to poważne problemy, ponieważ uchwały dotyczą istotnych kwestii, m.in. nowych stawek zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną. Nieuchwalenie nowych, zazwyczaj wyższych, stawek rodzi negatywne skutki. Przede wszystkim rzutuje to na płynność finansową wspólnoty. W efekcie nie może ona pobierać zaliczek wyższych od uchwalonych wcześniej, a zbyt niskie wpływy powodują brak środków na uiszczanie bieżących opłat.
Brak frekwencji na zebraniach wynika również z bardzo powszechnej burzliwości, jaka towarzyszy takim zgromadzeniom. Zazwyczaj znajduje jedna lub dwie osoby, które chcą przeforsować swoje pomysły. Może wiązać się to z niechęcią do zaakceptowania punktu widzenia pozostałych członków. Często takie zachowania powodują, że same zebrania trwają bardzo długo, a mimo tego nie udaje się podjąć żadnej uchwały i znaleźć kompromisu.
W sprawnym i skutecznym przeprowadzeniu zebrania często kluczowa rolę może spełnić zarządca wspólnoty. Jego sprawność i profesjonalizm powinny działać koncyliacyjnie, a podjęte działania powinny służyć osiągnięciu przez strony porozumienia. Innowacyjne sposoby głosowania uchwał wykorzystywane przez zarządcę, jak na przykład możliwość głosowania w formie elektronicznej zniwelować mogą problem niskiej frekwencji na zebraniach.
7. Dokumentacja budynku
Poważnym problemem, jaki spotykają wspólnoty mieszkaniowe może być brak dokumentacji budynku. Prawo budowlane nakłada na właściciela lub zarządcę nieruchomości obowiązek posiadania książki obiektu budowlanego wraz z dokumentacją techniczną budynku. Także ustawa o własności lokali zobowiązuje zarząd lub zarządcę, któremu zarząd powierzono, do prowadzenia i przechowywania dokumentacji technicznej nieruchomości (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego).
Jeśli budynek przechodził remonty lub renowacje, powinna być sporządzona dokumentacja powykonawcza z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi. W sytuacji, gdy budynek wspólnoty przechodzi z rąk do rąk lub zmienia firmę administrującą, powinien zostać sporządzony protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej w imieniu wspólnoty mieszkaniowej. Zdarzają się sytuacje, że z różnych powodów dokumentacja nie jest przekazywana lub przez zwykłe zaniedbania ginie. W przypadku braku dokumentacji lub gdy jest ona nieaktualna, zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono jest obowiązany do podjęcia czynności zmierzających do opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku i rozliczenia kosztów związanych z opracowaniem lub aktualizacją tej dokumentacji. W tym celu musi zostać podjęta stosowna uchwała właścicieli lokali.