Na wstępie postawmy pytanie: na czym polega zarządzanie nieruchomościami?
Artykuł 184b ustawy o gospodarce nieruchomościami z dnia 21 sierpnia 1997 r. określa, iż jest to podejmowanie decyzji oraz dokonywanie czynności, których celem jest utrzymanie podlegających zarządcy obiektów w stanie niepogorszonym, bieżące administrowanie nimi oraz zapewnianie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej.
Rynek zarządców nieruchomości w ostatnich latach wzbogaca się o nowe podmioty oferujące usługi zarządzania nieruchomościami. I tu należy postawić kolejne pytanie: czy wszystkie firmy gwarantują profesjonalną usługę zarządzania naszą nieruchomością? Wspólnoty mieszkaniowe oraz deweloperzy stoją przed koniecznością dokonania trudnego wyboru właściwego zarządcy, który zapewni bezpieczeństwo użytkowania i właściwą eksploatację nieruchomości oraz będzie partnerem dla jej właścicieli.
Zarządca nieruchomości – kompetencje
Firma, której zlecimy zarządzanie nieruchomością, powinna zapewnić kompleksową opiekę nad powierzonym jej budynkiem. Do kompetencji zarządcy nieruchomości należy między innymi:
- prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz niezbędnej dokumentacji technicznej nieruchomości;
- planowanie oraz nadzór nad kontrolami technicznymi i przeglądami wymaganymi prawem budowlanym;
- stały nadzór techniczny i bieżąca obsługa techniczna budynku;
- kontrola firm zewnętrznych wykonujących prace remontowe i serwisowe;
- utrzymywanie czystości wewnątrz i na zewnątrz budynku;
- zapewnienie właściwej gospodarki finansowo-rachunkowej nieruchomości;
- obsługa administracyjna właścicieli lokali;
- zagwarantowanie dostaw prądu, wody, gazu, wywozu śmieci;
- reprezentowanie właściciela lub wspólnoty mieszkaniowej.
Zakres obowiązków zarządcy nieruchomości zawsze powinien być ustalany indywidualnie, w zależności od potrzeb danego właściciela nieruchomości, jak i od potrzeb danego obiektu. Rola i zadania zarządcy nie mogą ograniczać się wyłącznie do tzw. administrowania obiektem – nowoczesny i profesjonalny zarządca musi być partnerem dla właściciela.
Jakość usług w dzisiejszym świecie buduje również sprawna i szybka komunikacja. Profesjonalny i nowoczesny zarządca nieruchomości powinien mieć w swojej ofercie elektroniczny system obsługi klienta, tzw. e-kartotekę. System taki umożliwia każdemu właścicielowi lokalu kontrolę bieżącej sytuacji finansowej swojego lokalu, a także oferuje forum dla wszystkich właścicieli w nieruchomości. Zarządzając nowocześnie, zarządca daje również możliwość otrzymywania dokumentów w formie elektronicznej oraz – wykorzystując system powiadomień SMS – błyskawicznego informowania właścicieli o awariach czy istotnych zdarzeniach.
Przy korzystaniu z najnowszych technologii warto także zwrócić uwagę na bezpieczeństwo danych osobowych. Dla profesjonalnego zarządcy musi to być sprawa absolutnie priorytetowa – należy wymagać stosowania rygorystycznej polityki bezpieczeństwa i zapewnienia wysokiego poziomu zabezpieczeń określonego w prawodawstwie regulującym ochronę danych osobowych.